5 store læringer om hjemmearbejdspladser

Nyheder

De 5 største læringer fra da corona rykkede arbejdspladserne hjem i de private stuer

2ndC’s nyeste rapport afslører fem udbredte udfordringer, som danske virksomheder kæmpede med, da arbejdslivet pludselig rykkede fra storrumskontorerne til de private hjem.

I marts lukkede Danmark ned for at forhindre udbredelsen af coronasmitte. Det betød, at tusinder af danskeres arbejde fra den ene dag til den anden skulle foregå fra hjemmearbejdspladser.

Det stillede høje krav til medarbejderne, der skulle finde en ny balance mellem hjemmet og de arbejdsmæssige resultater. En balance, der føltes tilfredsstillende – og ikke mindst en balance, som organisationer på tværs af Danmark skulle hjælpe med at understøtte.

Det har skabt udfordringer – for nogle virksomheder mere end for andre.

I sommeren 2020 gennemførte 2ndC en rundspørge og dybdegående interviews med ledere og fagprofessionelle i danske virksomheder. Den indsigt er forvandlet til en rapport, der skaber overblik over de digitale implikationer og muligheder for det danske erhvervsliv, der er opstået i forbindelse med coronaepidemien.

Du kan hente hele rapporten lige her: ”Effekten af COVID-19”.

Rapporten afslørede fem udbredte oplevelser, som danske virksomheder og organisationer kæmpede med, da arbejdet pludseligt rykkede fra kontorerne til  hjemmearbejdspladser:

1: Digitale samarbejdsplatforme skabte udfordringer

Overgangen fra de faste kontorrammer til en spredt hjemmearbejdende arbejdsstyrke tyder på at have givet udfordringer for de fleste organisationer.

I 2ndC’s undersøgelse angiver 57,7 procent af respondenterne, at ibrugtagning af samarbejdsplatforme – som f.eks. Zoom, Microsoft Teams, Slack og Sharepoint – gav anledning til udfordringer.

Det er et produkt af, at rigtig mange organisationer allerede har en tradition for hjemmearbejde – i større eller mindre omfang – men de færreste har tidligere skulle håndtere hjemsendelsen af størstedelen af arbejdsstyrken. Det stiller helt nye krav til organisationens samarbejdsevne og -parathed.

F.eks. udtaler en økonomidirektør i fremstillings- og produktionsbranchen følgende i rapporten:

”Hjemmearbejdspladserne skabte et større behov for statusmøder ift. koordinering. Det blev langt sværere at opfange udfordringer mellem medarbejdere på afstand, og antallet af mails steg for meget, da informationsdelingen ikke gik lige så glat som tidligere,”

Mange virksomheder havde allerede implementeret digitale samarbejdsplatforme, men havde ikke anvendt dem i større omfang. Derfor blev coronakrisen en anledning for mange organisationer til at opkvalificere deres brug af platformene:

”Vi oplevede udfordringer med at tage Microsoft Teams i brug. Vi har haft det et stykke tid, men vi har ikke været vant til at bruge det. Derfor har vi brugt krudt på at uddanne og opkvalificere medarbejderne, så de var i stand til at bruge platformen som et effektivt samarbejdsværktøj hjemmefra,”

– HR-konsulent i finans- og forsikringsbranchen.

 2: De fysiske hjemmearbejdspladser var vanskelige at etablere

Arbejdsgivere har et ansvar for planlægning og indretning af hjemmearbejdspladsen i dialog med medarbejderen og med inddragelse af en eventuel arbejdsmiljøorganisation. Det er naturligvis både i virksomhedens og medarbejderens interesse, at den ansatte har gode rammer til at udføre sit arbejde i hjemmet. Pludselig hjemsendelse af så stor en del af arbejdsstyrken har dog udfordret mange organisationer på hurtig etablering af gode hjemmearbejdspladser.

34,5 procent af respondenterne i 2ndC’s undersøgelse angav, at deres organisationer havde oplevet udfordringer i forbindelse med at koordinere og opsætte hjemmearbejdspladser hos medarbejderne.

3: IT kæmpede for at følge med det øgede pres

Når størstedelen af arbejdsstyrken rykker væk fra kontorerne, stiller det pludselig markant højere krav til IT-afdelingen, som må løbe hurtigt for at kunne understøtte medarbejdernes arbejdsmuligheder. For danske virksomheder handlede det i høj grad om at balancere et højt niveau af IT-sikkerhed med medarbejdernes produktivitetsmuligheder.

68,9 procent af undersøgelsens respondenter angav, at det var balancegangen mellem de to parametre, der havde vægtet højst i forbindelse med medarbejdernes hjemmearbejde under coronakrisen.

At VPN-forbindelser ikke var gearet til det pludselige øgede pres, var et udbredt problem. Hele 23 procent af undersøgelsens respondenter angiver det som en af udfordringerne forbundet med at facilitere medarbejdernes hjemmearbejde.

De organisationer, der forinden havde investeret i IT-området, var de, der bedst kunne håndtere den pludselige omlægning af det daglige arbejde:

”I de seneste år har vi investeret massivt i vores IT-sikkerhed. Det har klart lettet meget af byrden på vores IT-organisation under coronakrisen, og ikke mindst sparet os for en del bekymringer, når vi skulle skabe dette hybride arbejdsmiljø,”

– Head of HR i en ledende dansk detailkæde.

4: Balancegangen mellem sikkerhed og effektivitet var svær i praksis

At opretholde balancen mellem medarbejdernes effektivitet og IT-sikkerhed på hjemmearbejdspladsen, handler dog i høj grad om at sørge for, at medarbejderne har de IT-adgange, de har behov for.

Det er afgørende for effektiviteten – på kontoret såvel som på hjemmearbejdspladsen – at medarbejderne har alle de digitale adgange, de skal bruge for at kunne løse deres arbejdsopgaver. At have adgang til de rigtige ressourcer er nemlig et af de vigtigste tiltag til at understøtte produktivitet.

Det er dog vigtigt, at de ikke har flere, end de nødvendige. Når flere arbejder hjemme, er det naturligt, at organisationer prioriterer indsatser og projekter, og måske resulterer det i, at nogle opgaver midlertidigt bortfalder. Derfor kan det for mange organisationer give mening at lukke midlertidigt ned for nogle digitale adgange til systemer, ressourcer og data, mens medarbejderne arbejder fra hjemmearbejdspladser. Det er med til at understøtte datasikkerheden.

Balancen kæmpede flere organisationer med i praksis under coronakrisen. Særligt de organisationer, der ikke havde en metode til at kontrollere, hvilke adgange medarbejderne lå inde med, og ikke mindst om de havde alle adgange, de skulle bruge.

”Det har været en klar bekymring, om folk har haft de rigtige adgange. Det er jo afgørende for, om vi kan tilsikre, at medarbejderne kan løse deres arbejdsopgaver effektivt – også når de sidder derhjemme,”

– HR-ansvarlig i større dansk udlejningsvirksomhed.

5: De organisationer, der ikke havde samarbejdsplatforme, fik travlt med at implementere dem

Omstillingen til en hjemmebaseret arbejdskultur gik glattest for de organisationer, der allerede havde investeret i understøttende platforme og infrastruktur.

33,3 procent af respondenterne i 2ndC’s undersøgelse angav dog, at deres organisation var nødsaget til at implementere ny teknologi og software under coronakrisen for at kunne understøtte medarbejdernes hjemmearbejde.

Langt størstedelen af de nye teknologi- og softwareimplementeringer var digitale samarbejdsplatforme. De organisationer, der ikke allerede havde taget Microsoft Teams i brug i det daglige arbejde, fik dermed travlt med at implementere det i dagene efter den 11. marts 2020.

”Hjemmearbejde var en udfordring for organisationen til at begynde med, da vi ikke kunne vælge, hvilken samarbejdsplatform, vi ville implementere. Der var mange hensyn at tage, og vi startede med Zoom, men migrererede hurtigt over på Microsoft Teams. Primært på grund af sikkerhedshensyn,”

– GDPR-ansvarlig i en international bygge- og anlægsvirksomhed.

20 procent af undersøgelsens respondenter angiver, at deres organisation har fremskyndet IT-investeringer under coronakrisen. Af de investeringer er 60 procent dedikeret til samarbejds- og kommunikationsplatforme.

Efter disse platforme er investeringerne hovedsageligt blevet dedikeret til digitaliseringsprojekter, der fik fart under corona, eller investeringer i bedre VPN- og internetforbindelser.

Seneste nyheder

Følg os på LinkedIn

Få det hele med!

Læs rapporten om coronas følgevirkninger i sin helhed.

Download den lige her:

Download rapporten