HR og IT samarbejder om sikkerhed hos HusCompagniet

Case: HusCompagniet

Tæt samarbejde mellem HR og IT lægger fundamentet for HusCompagniets fremtid

En virksomhed i eksplosiv vækst kræver en bruger- og adgangsstyringsplatform til at vedligeholde forretningens effektivitet, sikre compliance og holde medarbejderne glade. Den opgave tacklede HusCompagniets IT- og HR-afdeling i tæt samarbejde – med hjælp fra 2ndC Compliance Suite.

Traditionelt set har bruger- og adgangsstyring som disciplin altid hørt til IT-afdelingens ansvarsområder. Et centralt værktøj til at administrere tilknyttede IT-brugere og deres færden på tværs af IT-miljøet. Et værktøj, der også har en vigtig sikkerheds- og compliancefunktion.

”En løsning til bruger- og adgangsstyring er afgørende for nemt at kunne administrere medarbejderne og deres adgang til organisationens ressourcer og data på en sikker måde, der samtidig lever op til gældende compliancekrav,” siger Nicholas Hansen, der er Head of Group IT hos HusCompagniet.

”Det er utrolig vigtigt for os, da vi opbevarer værdifulde og følsomme kundedata, som vi skal beskytte mod uretmæssig adgang,” siger han.

Det var også en af de udløsende årsager til, at HusCompagniet valgte at implementere 2ndC Compliance Suite. Men for HusCompagniet er Compliance Suite mere end en IT-løsning.

”Det er nemt at antage, at anvendelsen af IT-systemer altid hører til hos medarbejderne i IT-afdelingen. Det er ikke nødvendigvis den rigtige måde at gøre det på. Hvis et nyt system ikke kan bruges til at løfte forretningen – og i mange tilfælde bruges af forretningen – så har det ingen værdi,” siger Nicholas Hansen.

”Vores brug af Compliance Suite er blevet en succes – netop, fordi implementeringen er blevet kørt i et tæt samarbejde mellem HR og IT,” tilføjer han.

Eksplosiv vækst i forretningen

HusCompagniet er nordens største husbyggerfirma med afdelinger fordelt over hele Danmark. HR-chef Anna Schøning har haft en lang karriere i firmaet, men blev for nogle år siden sat i spidsen for at bygge HusCompagniets HR-afdeling op fra bunden. Det var nødvendigt – og det har betalt sig.

De seneste år er HusCompagniet nemlig vokset eksplosivt. For bare et par år siden talte firmaet 200 medarbejdere. I dag har de 380 på lønningslisten, og der kommer løbende nye til. Mellem fem og 15 nyansættelser onboardes hver eneste måned på tværs af virksomhedens lokationer.

Oveni det har HusCompagniet åbnet en B2B-satsning. Et blandt flere initiativer, der betyder, at HusCompagniet inden for en nær fremtid kan tælle 1.000 medarbejdere.

Den eksplosive vækst kræver de rette systemer til at understøtte udvidelsen af forretningen, og derfor er Compliance Suite blevet integreret i HR-afdelingens arbejde.

Den digitale onboarding er i HR’s hænder

HR blev direkte involveret i den tidlige opstartsfase, da HusCompagniet påbegyndte implementeringen af Compliance Suite. Det skete på HR og Anna Schønings eget initiativ.

”Min helt store opgave, da jeg startede HR-afdelingen op, var at systematisere og strømline onboardingprocesserne. Da rygtet om Compliance Suite spredte sig internt i organisationen, kunne jeg virkelig se fidusen i det,” siger Anna Schøning.

Før Compliance Suite blev en del af HR’s arbejdsprocesser, foregik oprettelsen og administrationen af medarbejderne i et Excel-ark. Den praktiske oprettelse og tildelingen af adgange til systemer og applikationer blev foretaget af HusCompagniets eksterne samarbejdspartner. Det skabte en række udfordringer og problemer, at medarbejderoprettelsen og administrationen af adgange ikke i højere grad var automatiseret.

”Vi faldt let i fælden med at bede om at få oprettet nye medarbejdere med en kopi af deres kollegaers adgange. Uden at tænke over, hvor mange forskellige, unødvendige adgange, der måske var blevet samlet sammen igennem årene. Derudover var der bare enormt mange manuelle arbejdsgange, der sænkede effektiviteten. Både her i HR og i resten af organisationen. De arbejdsgange automatiserer Compliance Suite, og det har virkelig givet et effektivitetsboost,” siger Anna Schøning.

Med Compliance Suite har HR selv oprettelsen af medarbejderne og adgangstildelingen i hænderne. Den digitale onboarding ligger altså i HR på lige fod med andre onboardingprocesser.

”Nu slipper vi endelig for at vente op til fem dage på, at en oprettelse gennemføres. Det betyder, at vi kan komme videre med vores andre onboardingopgaver med det samme og ikke mindst, at vi kan sørge for, at medarbejderne har adgang til systemerne fra deres første arbejdsdag. Det sikrer hele virksomhedens produktivitet og giver tilfredse medarbejdere,” siger Anna Schøning.

Et succesfuldt parløb mellem HR og IT

Forløbet omkring implementeringen af Compliance Suite er et eksempel på et succes- og udbytterigt parløb mellem HR- og IT-afdelingen. To afdelinger, der ellers repræsenterer to vidt forskellige perspektiver i de fleste organisationer. Én afdeling med fokus på menneskelige ressourcer, og den anden med et fokus på drift og systemressourcer.

Perspektiverne mødtes i Compliance Suite, og de to afdelinger kunne arbejde sammen om at etablere ordentlige processer til gavn for hele virksomheden.

”Jeg tror, at Compliance Suite er blevet en succes her hos os, fordi HR blev involveret så tidligt, og fordi IT og HR virkelig har komplementeret hinanden i processen,” siger Anna Schøning.

”IT kunne sagtens klare alt det tekniske, men de praktiske processer i forbindelse med on- og offboarding ville ikke have været forretningsmæssigt brugbare uden den ekspertviden om organisationen, som vi sidder med i HR. Her bidrog vi bl.a. med indgående viden om organisationsdiagram, stillingsbetegnelser og roller, hvilket er det bærende skelet i Compliance Suite,” siger hun.

Det giver mening at placere brugerstyringen i HR

Compliance Suite har bidraget til at effektivisere interne processer og sparet HusCompagniet for vigtige ressourcer, der gik til spilde med for mange manuelle arbejdsgange. At give HR medansvar for Compliance Suite har i høj grad også gavnet IT-afdelingen.

”Generelt er det virkelig dyrt at have IT-medarbejdere til at sidde og oprette nye medarbejdere og tildele dem adgange til systemer, data og interne ressourcer. Compliance Suite er let at bruge, og det betyder, at opgaverne også kan varetages af en studentermedhjælper i HR. Det optimerer vores ressourceforbrug, men giver samtidig virkelig god mening, fordi bruger- og adgangsstyringen allerede er så tæt knyttet til onboarding af nye medarbejdere og HR’s kerneopgaver,” siger Nicholas Hansen.

Seneste nyheder

Følg os på LinkedIn
HusCompagniet styrker sikerheden med 2ndC Compliance Suite

Om HusCompagniet

HusCompagniet er Danmarks og Nordens største husbyggerfirma. Den 1. september 2010 blev de to store typehusfirmaer, interbyg og FM-Søkjær, slået sammen under HusCompagniet. Firmaet har bygget mere end 17.000 huse og har afdelinger på tværs af Danmark samt i Sverige og Tyskland.