Loading...

Sådan gør du din nye medarbejder til en succes fra første arbejdsdag

I august og september begynder flest danskere i nyt job. Hvis ikke onboardingprocesserne er på plads belaster det dog arbejdspladsens effektivitet betydeligt. Tre enkle procedurer kan sikre virksomheden og lægge grundstenen til succesfulde medarbejdere fra første arbejdsdag.  

Nye ansigter præger kontormiljøerne på tværs af landet i disse dage. Når sommerferien slutter begynder danskere nemlig ofte i et nyt job. Statistisk set er august måneden, hvor flest skifter arbejdsplads. Tæt efterfulgt af september.   

I august 2017 startede 85.968 personer i nyt job, mens 78.154 startede i september 2017. Årets højeste tal viser tal fra jobindsats.dk, som trækker oplysninger fra CPR-registeret, CVR-registeret og DetailCOR. Samme mønster har tegnet sig næsten uafbrudt siden 2010.  

Umiddelbart positive nyheder, men der er også en bagside af medaljen. Hvis en virksomhed ansætter mange mennesker inden for en kort periode, belaster det ofte organisationens effektivitet. I hvert fald, hvis onboardingprocessen ikke er på plads.  

”Problemet opstår, når IT-afdelingen rammes af en lang stribe af anmodninger fra HR-afdelingen om at oprette nye brugere, tildele rettigheder, licenser og adgange til systemer. Vi ser igen og igen, at nye medarbejdere skal vente mellem 14 dage og en måned, før deres rettigheder er helt på plads, og de dermed kan passe deres arbejdsopgaver. Simpelthen, fordi mange virksomheder bruger forældede processer eller løsninger, der ikke lever op til deres brugerstyringsbehov. Jo længere tid, der går, jo mere ineffektiv bliver medarbejderen, og jo før viser det sig direkte på bundlinjen,” siger Jesper Bergstedt, adm. direktør i 2ndC.  

Gør din nye medarbejder til en succes

Styrk samarbejdet mellem HR og IT

Nye medarbejdere skal onboardes hurtigt og have adgang til de ressourcer og systemer, der er nødvendige for, at de kan passe deres arbejde. For at den proces kommer til at glide er det dog nødvendigt, at HR- og IT-afdelingen arbejder tæt sammen.  

”Når nye medarbejdere kommer ombord, er det afgørende, at IT og HR er på linje med hinanden, så alle nye medarbejdere har det udstyr og de adgange til systemer og applikationer, som de har brug for. Der skal være en standardiseret onboardingproces, som både HR og IT er en naturlig del af, så organisationen undgår, at nye medarbejdere skal vente på at komme i gang pga. manglende IT-adgang,” siger Jesper Bergstedt.  

Processen skal være strømlinet og følge hele medarbejderens livscyklus. Samarbejdet er nemlig mindst lige så vigtigt, når medarbejderen en dag forlader virksomheden igen. Dér er det nemlig afgørende for organisationens sikkerhed, at IT-afdelingen hurtigt kan lukke medarbejderen ude af IT-systemerne.  

”Hvis man som virksomhed kan nikke genkendende til, at medarbejdere i organisationen både hyres og fyres uden, at IT er med i loopet, står det virkelig grelt til,” siger Jesper Bergstedt.  

Alt skal være klar til første arbejdsdag

Det er alfa-omega at kunne onboarde de nye medarbejdere, så det ikke tager for meget tid. Det er afgørende at have centraliseret kontrollen, så det bliver let at uddelegere de passende adgange til de ressourcer og systemer, som medarbejderne har behov for. For maksimal effektivitet skal alt gerne være på plads fra den første arbejdsdag.   

Onboarding er vigtigt, fordi det ligger fundamentet for fremtiden. Som virksomhed sætter man sine medarbejdere op til succes ved at sørge for, at de har adgang til de IT-ressourcer, de har behov for. Det omfatter bl.a. systemer, applikationer, netværk og mere.  

Ifølge den amerikanske HR-virksomhed UrbanBound nyder organisationer med standardiserede onboardingprocesser godt af 54 % højere produktivitet fra nyansatte medarbejdere og 50 % bedre fastholdelse af nye medarbejdere.  

”Når alt er på plads til den nye medarbejder på første arbejdsdag, sender det et signal om, at virksomheden går op i sine ansatte og i deres produktivitet. Det signalerer samtidig, at organisationen er eksekveringsorienterede, og at dens medarbejdere forventes at følge trit,” siger Jesper Bergstedt.  

Sørg for, at sikkerheden er på plads

Ifølge en nylig rapport fra Ponemon Institute har 27 % af brud på datasikkerheden en menneskelig fejl som udløsende faktor. Det kan f.eks. være user credentials, der falder i forkerte hænder på grund af phishing, tyveri eller sløseri, og således åbner døren for malware eller uretmæssig adgang til fortrolige data.   

Den menneskelige fejlfaktor spiller altså en betydelig rolle i forhold til brud på virksomhedens IT-sikkerhed, og det er en mindst lige så mærkbar insidertrussel som medarbejdere, der bevidst stjæler data. Netop derfor er sikkerhed i forbindelse med onboarding af nye medarbejdere så vigtigt.  

”Det er enormt vigtigt, at nye medarbejdere har adgang til de systemer og applikationer, de skal bruge fra første arbejdsdag. Men de skal ikke have adgang til mere end det. Alt for mange virksomheder giver deres medarbejdere adgang til alt for meget data, og det er en kæmpe trussel mod IT-sikkerheden. Det er også i forbindelse med onboarding, at man skal uddanne medarbejderne i virksomhedens sikkerhedspolitik, så man fra begyndelsen får de gode vaner på plads,” siger Jesper Bergstedt.   


2018-10-18T10:16:28+00:00